Terug naar home

Privacybeleid

Wie wij zijn en hoe u ons bereikt

ArchiMind wordt geëxploiteerd door Phi Consulting SRL (ondernemingsnummer 0791.297.492), Square des Martyrs 1, 6000 Charleroi, België — de volledige bedrijfsgegevens vindt u in de Juridische informatie. Voor vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen: contact@archimind.be.

Onze rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

  • Wanneer Phi Consulting SRL verwerkingsverantwoordelijke is — uw account-, authenticatie-, facturatie- en supportgegevens, de beveiliging en exploitatie van de dienst, en het assistent-personalisatieprofiel dat hieronder wordt beschreven. Dit beleid regelt die verwerking.
  • Wanneer Phi Consulting SRL verwerker is — de werkruimte-, project- en klantinhoud die u aanmaakt, uploadt of importeert (bestekken, gebouwgegevens en klantfiches). Voor die inhoud bent u de verwerkingsverantwoordelijke: wij verwerken deze uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies, in het kader van een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). U bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van persoonsgegevens van derden (bv. uw klanten) die u invoert en voor hun informatie.

Persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken

  • Accountgegevens — naam, e-mailadres en authenticatiemetadata, opgeslagen bij onze identiteitsprovider (AWS Cognito).
  • Facturatiegegevens — bedrijfs- en btw-gegevens, abonnement, facturen en betaalstatus. Kaartbetalingen worden afgehandeld door onze betaaldienstverlener; wij bewaren geen volledige kaartnummers.
  • Gebruiks- en apparaatgegevens — interactie met functies en prestatiemetingen, en, met uw toestemming, productanalyse en sessieopname; op onze openbare marketingpagina's cookieloze bezoekmeting (gerechtvaardigd belang).
  • Assistent-personalisatieprofiel — zie de aparte sectie hieronder.
  • Support en communicatie — de berichten die u ons stuurt en de bijbehorende metadata.
  • Operationele logs — aanvraagmetadata die nodig is om de dienst te draaien en te beveiligen.
  • Prospect- en zakelijke contactgegevens — zie Prospects en commerciële communicatie hieronder.

Doeleinden en rechtsgronden

  • Account en authenticatie — het leveren en beveiligen van uw account. Rechtsgrond: uitvoering van onze overeenkomst (art. 6, lid 1, b) AVG).
  • Facturatie, btw en boekhouding — betaling innen en voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Rechtsgrond: overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, b) en c)).
  • Exploitatie, beveiliging en betrouwbaarheid van de dienst — de dienst draaien, bewaken en beschermen, inclusief operationele logs en foutdiagnostiek aan de serverzijde. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, betrouwbare dienst (art. 6, lid 1, f)). Deze verwerkingen zijn geminimaliseerd en gebruiken pseudonieme identifiers; ze vallen niet onder het cookietoestemmingsregime, want een dienst moet zijn eigen storingen kunnen detecteren.
  • AI-ondersteunde generatie — het produceren van de bestekken die u aanvraagt. Rechtsgrond: uitvoering van onze overeenkomst (art. 6, lid 1, b)).
  • Personalisatie van de assistent — de geïntegreerde assistent afstemmen op uw manier van werken (zie hieronder). Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een nuttige assistent (art. 6, lid 1, f)); u kunt hiertegen te allen tijde bezwaar maken.
  • Productanalyse en sessieopname (PostHog), en foutdiagnostiek in de browser (Sentry, dat in uw browser draait) — inzicht in het gebruik van het product en het opsporen van fouten aan de clientzijde. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6, lid 1, a)); uitgeschakeld tenzij u ze inschakelt en die u te allen tijde kunt intrekken.
  • Bezoekmeting van de marketingsite (PostHog, EU) — begrijpen hoe onze openbare marketingpagina's worden gevonden en gebruikt: paginaweergaven, paginavertrek en klikken op de registratie- en aanmeldlinks, met verwijzings- en campagneparameters. Cookieloos — er wordt niets op uw apparaat opgeslagen of ervan gelezen, en er wordt geen bezoekersprofiel opgebouwd. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze eigen openbare pagina's te meten (art. 6, lid 1, f)); u kunt hiertegen te allen tijde bezwaar maken.

Personalisatie van de assistent (geheugen tussen sessies)

Om de geïntegreerde assistent nuttiger te maken, kan hij een klein profiel bijhouden dat hij afleidt uit uw gesprekken met hem: de termen die u gebruikt voor meetstaatposten (bv. "postes", "métré"), uw communicatiestijl (beknopt, gedetailleerd, technisch) en korte notities over uw rol en terugkerende projecttypes. Het wordt opgeslagen bij uw account en enkel gebruikt om de antwoorden van de assistent aan te passen; het vormt geen geautomatiseerde beslissing over u.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een nuttige assistent (art. 6, lid 1, f)). Bewaring: bewaard zolang uw account actief is en gewist bij verwijdering van uw account. Toegang: beperkt tot de dienst en tot onze beheerders, onder toegangscontroles. Omdat het gaat om gegevens die wij hebben afgeleid (niet door u verstrekt), valt het buiten de overdraagbare gegevensexport — maar u kunt ons vragen wat is opgeslagen, het corrigeren, er bezwaar tegen maken of het laten wissen via contact@archimind.be.

Prospects en commerciële communicatie

Bent u architect of een andere bouwprofessional met wie wij nog niet hebben samengewerkt, dan kunnen wij professionele contactgegevens bijhouden om u ArchiMind voor te stellen: de naam van het bureau en zijn onpersoonlijke adres (bijvoorbeeld info@ of het voor het bureau gepubliceerde adres) en — voor de telefonische stap — de naam, functie en het professionele nummer van de verantwoordelijke persoon, samen met het overzicht van onze contacten. Wij halen ze uit openbare professionele bronnen — de tabel van de Orde van Architecten, de website van uw bureau, professionele gidsen — of van uzelf (een antwoord, een gesprek, een formulier). Deze sectie geeft de informatie die art. 14 AVG vereist voor gegevens die wij niet van u hebben verkregen.

Rechtsgrond voor het bijhouden van deze gegevens: ons gerechtvaardigd belang om onze dienst bij professionals te promoten (art. 6, lid 1, f) AVG), afgewogen tegen uw belangen: enkel zakelijk contact, enkel professionele gegevens, een lage frequentie en een bezwaar dat meteen wordt gerespecteerd. Hoe wij u contacteren: reclame-e-mails gaan enkel naar het onpersoonlijke adres van een bureau (de uitzondering voor rechtspersonen van het koninklijk besluit van 4 april 2003, ter uitvoering van art. XII.13 van het Wetboek van economisch recht) of naar een persoon die vooraf toestemming heeft gegeven — nooit naar een persoonlijk adres zonder toestemming; elke e-mail is herkenbaar als reclame en bevat een uitschrijflink. Vóór elk telefoongesprek toetsen wij het nummer aan de Belgische "Bel-me-niet-meer"-lijst (Wetboek van economisch recht, art. VI.111–115) en bewaren wij het gedateerde bewijs van die controle.

Ontvangers: onze e-mailprovider vermeld onder Ontvangers en dienstverleners; prospectgegevens worden niet verkocht en blijven in de EU. Bewaring: 12 maanden na ons laatste contact, of tot u bezwaar maakt — na een bezwaar bewaren wij enkel uw e-mailadres of nummer op een suppressielijst, zodat wij u niet opnieuw contacteren. Maak te allen tijde bezwaar via contact@archimind.be of via de uitschrijflink.

Ontvangers en dienstverleners

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is om de dienst te leveren, en verkopen ze nooit. De rol verschilt per dienstverlener.

Verwerkers (handelen uitsluitend op onze instructies, onder een verwerkersovereenkomst):

  • Amazon Web Services (AWS) — clouddienst voor hosting en opslag (EU, regio Parijs).
  • Google (Gemini) — AI-generatie van bestekinhoud. Kan gegevens buiten de EU/EER verwerken (zie Internationale doorgiften).
  • Microsoft 365 en AWS SES — verzending en afhandeling van e-mail.
  • PostHog, Inc. (Verenigde Staten) — productanalyse en sessieopname (afhankelijk van toestemming), en cookieloze bezoekmeting van onze marketingpagina's (gerechtvaardigd belang); onze gegevens worden gehost in zijn EU-cloud (Frankfurt, Duitsland) — zie Internationale doorgiften.
  • Sentry (Functional Software, Inc., Verenigde Staten) — foutdiagnostiek; onze gegevens worden gehost in zijn EU-regio (Duitsland) — zie Internationale doorgiften.

Onafhankelijke partijen (bepalen hun eigen doeleinden voor de ontvangen gegevens):

  • Mollie — onze betaaldienstverlener. Mollie treedt op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor de betaaltransactie zelf (en enkel als verwerker voor zijn eigen facturatiefunctie); de verwerking wordt geregeld door de privacyverklaring van Mollie.
  • VIES (Europese Commissie) — een openbare dienst voor btw-nummervalidatie die wij raadplegen; niet onze verwerker.

Een gedateerde lijst van subverwerkers is beschikbaar op de pagina Subverwerkers, en een gedateerd exemplaar is op verzoek beschikbaar.

Internationale doorgiften

Onze kern-hosting en -opslag (AWS) bevinden zich in de Europese Unie (Parijs). De AI-ondersteunde generatie gebruikt echter de Gemini-API van Google, die uw prompts en de gegenereerde inhoud — inclusief eventuele persoonsgegevens daarin — buiten de EU/EER kan verwerken; Google bewaart ze maximaal 55 dagen, uitsluitend om misbruik op te sporen, en gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen; een promptcache die wij aanmaken om de generatie te versnellen leeft 30 minuten, en wanneer de assistent een antwoord onderbouwt met Google Search bewaart Google de betrokken zoekopdracht en resultaten 30 dagen. Die verwerking steunt op de verwerkersovereenkomst van Google en op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Twee andere verwerkers, PostHog, Inc. en Sentry (Functional Software, Inc.), zijn Amerikaanse bedrijven die onze gegevens in de EU hosten; elke toegang vanuit de Verenigde Staten (support, engineering) is gedekt door het EU-VS Data Privacy Framework waar de dienstverlener gecertificeerd is en anders door de modelcontractbepalingen, zoals bepaald in de verwerkersovereenkomst van elke dienstverlener. Elke andere doorgifte buiten de EU/EER steunt op een adequaatheidsbesluit of op de modelcontractbepalingen van de Commissie, met aanvullende waarborgen. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen aanvragen via contact@archimind.be.

Hoelang wij uw gegevens bewaren

  • Accountgegevens — gedurende de volledige levensduur van uw account. U kunt te allen tijde wissing aanvragen (self-service accountverwijdering wordt toegevoegd).
  • Werkruimte-, project- en klantinhoud (waar wij verwerker zijn) — bewaard zolang de werkruimte de dienst gebruikt en verwijderd op instructie van de eigenaar van de werkruimte. Deze inhoud behoort toe aan de werkruimte, die vaak met collega's wordt gedeeld.
  • Facturatiegegevens — 7 jaar bewaard, zoals vereist door het Belgische boekhoud- en btw-recht, ook na wissing van het account.
  • Operationele logs en toegangslogs — API-toegangslogs: 7 dagen; applicatielogs: 90 dagen (hun inhoud wordt vóór het wegschrijven beperkt tot identifiers en aantallen).
  • Support en communicatie — gedurende de levensduur van uw account, daarna samen met het account verwijderd; uitwisselingen over facturatie volgen de regel van 7 jaar hierboven.
  • Prospectgegevens — 12 maanden na ons laatste contact, of tot u bezwaar maakt (daarna enkel een vermelding op de suppressielijst).
  • Productanalyse en bezoekmeting van de marketingpagina's — tot 12 maanden; sessieopnames — tot 1 maand; foutrapporten van de browser — tot 90 dagen.
  • Assistent-personalisatieprofiel — tot uw account wordt verwijderd.

Wat wissing wel en niet doet: het sluiten of wissen van uw login verwijdert uw accountgegevens en assistentprofiel, maar verwijdert niet automatisch inhoud in een gedeelde werkruimte (neem contact op met de eigenaar van de werkruimte) en verwijdert geen facturatiegegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u op louter geautomatiseerde wijze, en wij scoren of rangschikken u niet. AI-ondersteunde generatie en de geïntegreerde assistent produceren concepten en suggesties die u moet controleren; het enige profiel dat wij bijhouden is het hierboven beschreven assistent-personalisatieprofiel.

Is het verstrekken van uw gegevens verplicht?

Account-, facturatie- en beveiligingsgegevens zijn noodzakelijk om de dienst te leveren — zonder deze kunnen wij de dienst niet leveren. In de app zijn productanalyse, sessieopname en foutdiagnostiek optioneel en blijven ze uitgeschakeld tenzij u toestemming geeft; de cookieloze meting van onze openbare marketingpagina's valt onder ons gerechtvaardigd belang en slaat niets op uw apparaat op.

Uw rechten

Onder de AVG kunt u inzage, rectificatie, wissing, beperking of overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens vragen, bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang (waaronder personalisatie van de assistent, diagnostiek, bezoekmeting van de marketingpagina's en prospectie), en uw toestemming te allen tijde intrekken. Om een recht uit te oefenen, neemt u contact op via contact@archimind.be; wij antwoorden binnen de wettelijke termijnen. Wanneer wij als verwerker optreden voor werkruimte-inhoud, handelen wij op instructie van — of verwijzen wij u naar — de betrokken verwerkingsverantwoordelijke, meestal de eigenaar van uw werkruimte.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit: de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen van dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer onze verwerkingen wijzigen en passen de bovenstaande ingangsdatum aan; wezenlijke wijzigingen melden wij in de applicatie.