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Politique de confidentialité

Qui nous sommes et comment nous contacter

ArchiMind est exploité par Phi Consulting SRL (numéro d'entreprise 0791.297.492), Square des Martyrs 1, 6000 Charleroi, Belgique — les coordonnées complètes figurent dans les Mentions légales. Pour toute question relative à la vie privée ou pour exercer vos droits : contact@archimind.be.

Nos rôles : responsable du traitement et sous-traitant

  • Lorsque Phi Consulting SRL est responsable du traitement — vos données de compte, d'authentification, de facturation, votre correspondance de support, la sécurité et l'exploitation du service, ainsi que le profil de personnalisation de l'assistant décrit ci-dessous. La présente politique régit ce traitement.
  • Lorsque Phi Consulting SRL est sous-traitant — les contenus d'espace de travail, de projet et de client que vous créez, importez ou téléversez (cahiers des charges, données de bâtiment et fiches clients). Pour ces contenus, vous êtes le responsable du traitement : nous les traitons uniquement sur vos instructions documentées, dans le cadre d'un accord de traitement des données (art. 28 RGPD). Vous êtes responsable de la licéité des données personnelles de tiers (par ex. vos clients) que vous saisissez et de leur information.

Données personnelles que nous traitons en tant que responsable

  • Données de compte — nom, adresse e-mail et métadonnées d'authentification, conservées chez notre fournisseur d'identité (AWS Cognito).
  • Données de facturation — coordonnées de société et de TVA, formule, factures et statut de paiement. Les paiements par carte sont gérés par notre prestataire de paiement ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets.
  • Données d'usage et d'appareil — interactions avec les fonctionnalités et mesures de performance, et, avec votre consentement, l'analyse produit et l'enregistrement de session ; sur nos pages marketing publiques, la mesure des visites sans cookies (intérêt légitime).
  • Profil de personnalisation de l'assistant — voir la section dédiée ci-dessous.
  • Support et communications — les messages que vous nous envoyez et les métadonnées associées.
  • Journaux techniques — métadonnées de requêtes nécessaires à l'exploitation et à la sécurité du service.
  • Données de prospects et de contacts professionnels — voir Prospects et communications commerciales ci-dessous.

Finalités et bases légales

  • Compte et authentification — fournir et sécuriser votre compte. Base légale : exécution de notre contrat (art. 6, §1, b) RGPD).
  • Facturation, TVA et comptabilité — encaisser le paiement et respecter les obligations comptables et fiscales. Base légale : contrat et obligation légale (art. 6, §1, b) et c)).
  • Exploitation, sécurité et fiabilité du service — exploiter, surveiller et protéger le service, y compris les journaux techniques et les diagnostics d'erreur côté serveur. Base légale : notre intérêt légitime à un service sûr et fiable (art. 6, §1, f)). Ces traitements sont minimisés et utilisent des identifiants pseudonymes ; ils ne relèvent pas du régime du consentement aux cookies, car un service doit pouvoir détecter ses propres défaillances.
  • Génération assistée par IA — produire les cahiers des charges que vous demandez. Base légale : exécution de notre contrat (art. 6, §1, b)).
  • Personnalisation de l'assistant — adapter l'assistant intégré à votre façon de travailler (voir ci-dessous). Base légale : notre intérêt légitime à un assistant utile (art. 6, §1, f)) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment.
  • Analyse produit et enregistrement de session (PostHog), et diagnostics d'erreur du navigateur (Sentry, s'exécutant dans votre navigateur) — comprendre l'usage du produit et détecter les erreurs côté client. Base légale : votre consentement (art. 6, §1, a)) ; désactivés tant que vous n'avez pas opté et que vous pouvez retirer à tout moment.
  • Mesure des visites du site marketing (PostHog, UE) — comprendre comment nos pages marketing publiques sont trouvées et utilisées : pages vues, fins de visite et clics sur les liens d'inscription et de connexion, avec le référent et les paramètres de campagne. Sans cookies — rien n'est stocké sur votre appareil ni lu depuis celui-ci, et aucun profil de visiteur n'est constitué. Base légale : notre intérêt légitime à mesurer nos propres pages publiques (art. 6, §1, f)) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment.

Personnalisation de l'assistant (mémoire entre les sessions)

Pour rendre l'assistant intégré plus utile, il peut conserver un petit profil qu'il déduit de vos conversations avec lui : les termes que vous employez pour les postes de métré (par ex. « postes », « métré »), votre style de communication (concis, détaillé, technique) et de brèves notes sur votre rôle et vos types de projets récurrents. Il est stocké au niveau de votre compte et sert uniquement à adapter les réponses de l'assistant ; il ne fonde aucune décision automatisée à votre égard.

Base légale : notre intérêt légitime à un assistant utile (art. 6, §1, f)). Conservation : conservé tant que votre compte est actif et effacé lors de la suppression de votre compte. Accès : limité au service et à nos administrateurs, sous contrôles d'accès. Comme il s'agit de données que nous avons déduites (et non fournies par vous), il n'entre pas dans l'export portable — mais vous pouvez nous demander ce qui est stocké, le corriger, vous y opposer ou le faire effacer à contact@archimind.be.

Prospects et communications commerciales

Si vous êtes architecte ou un autre professionnel de la construction avec qui nous n'avons pas encore travaillé, nous pouvons détenir des coordonnées professionnelles pour vous présenter ArchiMind : le nom du bureau et son adresse impersonnelle (par exemple info@ ou l'adresse publiée pour le bureau) et — pour l'étape téléphonique — le nom, la fonction et le numéro professionnel de la personne responsable, ainsi que l'historique de nos contacts. Nous les obtenons de sources professionnelles publiques — le tableau de l'Ordre des Architectes, le site web de votre bureau, des annuaires professionnels — ou de vous-même (une réponse, un appel, un formulaire). La présente section fournit les informations dues au titre de l'art. 14 RGPD pour les données que nous n'avons pas obtenues auprès de vous.

Base légale de la détention de ces données : notre intérêt légitime à promouvoir notre service auprès de professionnels (art. 6, §1, f) RGPD), mis en balance avec vos intérêts : contact professionnel uniquement, coordonnées professionnelles uniquement, fréquence limitée et opposition respectée immédiatement. Comment nous vous contactons : les e-mails publicitaires ne sont envoyés qu'à l'adresse impersonnelle d'un bureau (exception pour les personnes morales de l'arrêté royal du 4 avril 2003, pris en exécution de l'art. XII.13 du Code de droit économique) ou à une personne ayant donné son consentement préalable — jamais à une adresse nominative sans consentement ; chaque e-mail est identifiable comme publicité et comporte un lien de désinscription. Avant tout appel téléphonique, nous vérifions le numéro dans la liste belge « Ne m'appelez plus » (Code de droit économique, art. VI.111 à VI.115) et conservons la preuve datée de cette vérification.

Destinataires : notre prestataire d'e-mail mentionné sous Destinataires et prestataires ; les données de prospects ne sont pas vendues et restent dans l'UE. Conservation : 12 mois après notre dernier contact, ou jusqu'à votre opposition — après une opposition, nous ne conservons que votre adresse e-mail ou votre numéro dans une liste de suppression, afin de ne plus vous contacter. Opposez-vous à tout moment à contact@archimind.be ou via le lien de désinscription.

Destinataires et prestataires

Nous ne partageons des données personnelles que lorsque cela est nécessaire à l'exploitation du service, et nous ne les vendons jamais. Le rôle diffère selon le prestataire.

Sous-traitants (agissent uniquement sur nos instructions, dans le cadre d'un accord de traitement) :

  • Amazon Web Services (AWS) — hébergement et stockage cloud (UE, région de Paris).
  • Google (Gemini) — génération par IA du contenu des cahiers des charges. Peut traiter des données hors de l'UE/EEE (voir Transferts internationaux).
  • Microsoft 365 et AWS SES — envoi et gestion des e-mails.
  • PostHog, Inc. (États-Unis) — analyse produit et enregistrement de session (soumis au consentement), et la mesure des visites sans cookies de nos pages marketing (intérêt légitime) ; nos données sont hébergées dans son cloud européen (Francfort, Allemagne) — voir Transferts internationaux.
  • Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) — diagnostics d'erreur ; nos données sont hébergées dans sa région européenne (Allemagne) — voir Transferts internationaux.

Parties indépendantes (déterminent leurs propres finalités pour les données reçues) :

  • Mollie — notre prestataire de services de paiement. Mollie agit en tant que responsable du traitement indépendant pour la transaction de paiement elle-même (et en tant que sous-traitant uniquement pour sa fonction de facturation) ; son traitement est régi par la déclaration de confidentialité de Mollie.
  • VIES (Commission européenne) — un service public de validation des numéros de TVA que nous interrogeons ; il n'est pas notre sous-traitant.

Une liste datée des sous-traitants est disponible sur la page Sous-traitants, et une copie datée est disponible sur demande.

Transferts internationaux

Notre hébergement et notre stockage principaux (AWS) sont situés dans l'Union européenne (Paris). Toutefois, la génération assistée par IA utilise l'API Gemini de Google, qui peut traiter vos requêtes et le contenu généré — y compris les données personnelles qu'ils contiennent — hors de l'UE/EEE ; Google les conserve au maximum 55 jours, uniquement pour détecter les abus, et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles ; un cache de requête que nous créons pour accélérer la génération dure 30 minutes et, lorsque l'assistant appuie une réponse sur Google Search, Google conserve la requête et les résultats concernés pendant 30 jours. Ce traitement repose sur l'accord de traitement des données de Google et sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Deux autres sous-traitants, PostHog, Inc. et Sentry (Functional Software, Inc.), sont des sociétés américaines qui hébergent nos données dans l'UE ; tout accès depuis les États-Unis (support, ingénierie) est couvert par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire est certifié, et sinon par les clauses contractuelles types, comme prévu dans l'accord de traitement de chaque prestataire. Tout autre transfert hors de l'UE/EEE repose sur une décision d'adéquation ou sur les clauses contractuelles types de la Commission, assorties de garanties supplémentaires. Vous pouvez demander une copie des garanties applicables à contact@archimind.be.

Durées de conservation

  • Données de compte — pendant toute la durée de vie de votre compte. Vous pouvez demander l'effacement à tout moment (la suppression de compte en libre-service est en cours d'ajout).
  • Contenus d'espace de travail, de projet et de client (lorsque nous sommes sous-traitant) — conservés tant que l'espace de travail utilise le service et supprimés sur instruction de son propriétaire. Ces contenus appartiennent à l'espace de travail, souvent partagé avec des collègues.
  • Registres de facturation — conservés pendant 7 ans, comme l'exige le droit comptable et fiscal belge, même après l'effacement du compte.
  • Journaux techniques et d'accès — journaux d'accès à l'API : 7 jours ; journaux applicatifs : 90 jours (leur contenu est réduit à des identifiants et des comptages avant écriture).
  • Support et communications — pendant la durée de vie de votre compte, puis supprimés avec lui ; les échanges relatifs à la facturation suivent la règle des 7 ans ci-dessus.
  • Données de prospects — 12 mois après notre dernier contact, ou jusqu'à votre opposition (ensuite uniquement une entrée dans la liste de suppression).
  • Analyse produit et mesure des visites des pages marketing — jusqu'à 12 mois ; enregistrements de session — jusqu'à 1 mois ; rapports d'erreur du navigateur — jusqu'à 90 jours.
  • Profil de personnalisation de l'assistant — jusqu'à la suppression de votre compte.

Ce que l'effacement fait et ne fait pas : la clôture ou l'effacement de votre identifiant supprime vos données de compte et votre profil d'assistant, mais ne supprime pas automatiquement les contenus d'un espace de travail partagé (adressez-vous au propriétaire de l'espace) et ne supprime pas les registres de facturation que nous devons légalement conserver.

Décision automatisée

Nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative par le seul moyen automatisé, et nous ne vous profilons pas à des fins de notation ou de classement. La génération assistée par IA et l'assistant intégré produisent des brouillons et des suggestions que vous devez vérifier ; le seul profil que nous conservons est le profil de personnalisation de l'assistant décrit ci-dessus.

La fourniture de données est-elle obligatoire ?

Les données de compte, de facturation et de sécurité sont nécessaires à la fourniture du service — sans elles, nous ne pouvons pas le fournir. Dans l'application, l'analyse produit, l'enregistrement de session et les diagnostics d'erreur du navigateur sont facultatifs et restent désactivés tant que vous n'y consentez pas ; la mesure sans cookies de nos pages marketing publiques relève de notre intérêt légitime et ne stocke rien sur votre appareil.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation ou la portabilité de vos données personnelles, vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime (y compris la personnalisation de l'assistant, les diagnostics, la mesure des visites des pages marketing et la prospection), et retirer votre consentement à tout moment. Pour exercer un droit, écrivez à contact@archimind.be ; nous répondons dans les délais légaux. Lorsque nous agissons comme sous-traitant pour des contenus d'espace de travail, nous agissons sur instruction du responsable du traitement concerné — généralement le propriétaire de votre espace de travail — ou vous orientons vers lui.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle belge : l'Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be.

Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique lorsque nos traitements évoluent et révisons la date d'effet indiquée ci-dessus ; nous signalons les modifications importantes dans l'application.