Algemene voorwaarden

Aanvaarding

Door een account aan te maken of de ArchiMind-dienst te gebruiken — geëxploiteerd door Phi Consulting SRL (ondernemingsnummer 0791.297.492), Square des Martyrs 1, 6000 Charleroi, België — aanvaardt u deze Voorwaarden, die een overeenkomst vormen tussen u en Phi Consulting SRL ("ArchiMind", "wij"). Bent u het er niet mee eens, gebruik de dienst dan niet.

Uitsluitend professioneel (B2B) gebruik

De dienst is uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik. Door de dienst te gebruiken bevestigt u dat u handelt in het kader van uw handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit — ook als zelfstandig architect — en niet als consument. Wanneer u de dienst voor een firma of organisatie gebruikt, garandeert u dat u bevoegd bent om deze te binden, en verwijst "u" dan naar die organisatie. Omdat deze Voorwaarden tussen ondernemingen worden gesloten, is het Belgische consumentenbeschermingsregime niet van toepassing; de dwingende billijkheidsregels voor overeenkomsten tussen ondernemingen (Wetboek van economisch recht, Boek VI) wel.

De dienst

ArchiMind biedt tools voor het opstellen, bewerken en exporteren van bouwbestekken, inclusief AI-ondersteunde generatie en CDCX/IFC-import. Wij verbeteren de dienst voortdurend en kunnen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Als wij een wijziging aanbrengen die een kernfunctie die u actief gebruikt wezenlijk vermindert, geven wij ten minste 30 dagen vooraf bericht (per e-mail of in de app); als die wijziging een wezenlijk nadelig effect op u heeft, kunt u het betrokken abonnement beëindigen en betalen wij de vooruitbetaalde bedragen voor de niet-gebruikte periode pro rata terug.

Uw account

U bent verantwoordelijk voor het beschermen van uw inloggegevens, voor de activiteit onder uw account en voor de juistheid van de registratie- en facturatiegegevens die u verstrekt. Meld ons onverwijld elk ongeoorloofd gebruik.

Aanvaardbaar gebruik

U mag de dienst niet misbruiken, niet trachten er langs ongeoorloofde weg toegang toe te krijgen, en geen inhoud uploaden die de rechten van anderen schendt of in strijd is met het toepasselijke recht. U bent verantwoordelijk voor het recht om de persoonsgegevens van derden die u invoert te verwerken (zie Gegevensbescherming).

Abonnementen, verlenging en opzegging

Betaalde abonnementen worden maandelijks of jaarlijks aangeboden en beginnen bij inschrijving (tenzij een proefperiode geldt). Abonnementen worden automatisch verlengd voor dezelfde periode, tenzij u opzegt vóór de verlengingsdatum. Opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde periode; tot dan behoudt u toegang. Behoudens andersluidende bepaling in deze Voorwaarden of de wet, worden reeds betaalde bedragen voor de lopende periode niet terugbetaald. De gratis proefperiode duurt 14 dagen, omvat één project en vereist geen betaalkaart; zij gaat pas over in een betaald abonnement als u ervoor kiest in te schrijven, anders wordt de werkruimte alleen-lezen, met de exportrechten beschreven onder Overstappen en uw gegevens na beëindiging.

Tarieven, facturatie en mislukte betaling

Prijzen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld; btw wordt toegepast waar vereist. Phi Consulting SRL is de verkoper en factureringsentiteit (merchant of record): zij reikt de factuur uit (inclusief via het Peppol-netwerk voor e-facturatie waar van toepassing); kaart- en andere betalingen worden verwerkt door onze betaaldienstverlener. Als een betaling mislukt, proberen wij het opnieuw en brengen wij u op de hoogte; na een redelijke respijtperiode kan een onbetaald abonnement worden opgeschort of in alleen-lezen worden gezet, met behoud van uw gegevens, tot de betaling is geregeld.

Uw inhoud en gegevens

U behoudt de eigendom van de projectinhoud die u aanmaakt of uploadt. U verleent ons de licentie die nodig is om de dienst te hosten, te verwerken en aan u te leveren en, in voorkomend geval, aan de andere leden van uw werkruimte. Onze software, ons merk en onze sjablonen blijven ons eigendom.

Gegevensbescherming

Wanneer wij namens u persoonsgegevens in uw inhoud verwerken, treden wij op als verwerker en u als verwerkingsverantwoordelijke; die verwerking wordt geregeld door onze Verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze Voorwaarden en art. 28 AVG weerspiegelt. Onze subverwerkers zijn vermeld op de pagina Subverwerkers, en wij informeren u over wijzigingen met een mogelijkheid tot bezwaar zoals bepaald in de overeenkomst. Onze eigen verwerking van uw account-, facturatie- en beveiligingsgegevens is beschreven in het Privacybeleid.

Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt de niet-openbare informatie van de andere vertrouwelijk, gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van deze Voorwaarden en beschermt deze met redelijke zorg. Dit geldt niet voor informatie die openbaar is of wordt zonder inbreuk, onafhankelijk bekend was, of op grond van de wet of een rechterlijke beslissing moet worden bekendgemaakt (met kennisgeving waar toegestaan).

AI-gegenereerde inhoud

Door AI-ondersteuning geproduceerde output wordt aangeboden als concept. U bent verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid, volledigheid en geschiktheid ervan voordat u erop voortbouwt. Wij garanderen niet dat AI-output geschikt is voor een bepaald doel.

Garanties en continuïteit van de dienst

Wij leveren de dienst met redelijke zorg en vakkundigheid en leveren commercieel redelijke inspanningen om deze beschikbaar te houden en gemelde gebreken binnen een redelijke termijn te verhelpen. Behalve zoals uitdrukkelijk in deze Voorwaarden bepaald, en voor zover de wet dit toelaat, wordt de dienst zonder verdere garanties geleverd; wij garanderen niet dat deze ononderbroken of volledig foutloos zal zijn. Gepland onderhoud en redelijke wijzigingen van de dienst maken deel uit van de normale exploitatie.

Aansprakelijkheid

Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze wanneer dat wettelijk niet is toegestaan — met name voor fraude, bedrieglijke misleiding, opzettelijk wangedrag, grove nalatigheid, overlijden of lichamelijk letsel door nalatigheid, of het niet-nakomen van een wezenlijke (hoofd)verplichting van deze Voorwaarden. Onder dat voorbehoud:

• is geen van beide partijen aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, winstderving, gederfde inkomsten, goodwill of verwachte besparingen, noch voor gegevensverlies dat verder gaat dan herstel vanaf de meest recente beschikbare back-up; en
• is de totale gecumuleerde aansprakelijkheid van elke partij uit hoofde van deze Voorwaarden beperkt tot de bedragen die u hebt betaald of verschuldigd bent in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering.

Wij nemen redelijke maatregelen om de dienstgegevens te back-uppen, maar u blijft verantwoordelijk voor het bewaren van eigen kopieën van inhoud die voor u belangrijk is.

Opschorting en beëindiging

Elke partij kan een abonnement beëindigen met ingang van het einde van de lopende betaalde periode (zie Opzegging). Elke partij kan beëindigen of opschorten bij een wezenlijke tekortkoming die niet binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling wordt hersteld — of onmiddellijk wanneer de tekortkoming niet kan worden hersteld, of wanneer opschorting nodig is om beveiligings- of juridische redenen.

Overstappen en uw gegevens na beëindiging

U kunt te allen tijde overstappen naar een andere dienstverlener of naar uw eigen systemen; het volgende geeft uitvoering aan Verordening (EU) 2023/2854 (Data Act), art. 23–25:

• Een overstap starten — meld het ons via contact@archimind.be; er geldt geen opzegtermijn. De transitieperiode begint op uw verzoek en duurt 30 dagen, eenmaal verlengbaar op uw verzoek als de export dat vereist; tijdens die periode loopt de dienst volledig door en helpen wij u bij de export. Uw abonnement eindigt aan het einde van de transitieperiode, of eerder wanneer u bevestigt dat de overstap voltooid is.
• Ophalen — gedurende 30 dagen na het einde van de transitieperiode blijven uw exports beschikbaar.
• Overdraagbare gegevens en digitale activa (uitputtend) — elk bestek in DOCX en PDF en elke meetstaat in XLSX via de geïntegreerde exporttools, en uw account- en persoonsgegevens als JSON-bestand via de accountexport. Inhoud die voor u is gegenereerd, maakt deel uit van uw bestekken.
• Uitgesloten (niet overdraagbaar) — de gespreksgeschiedenis met de assistent, het klantenregister, projectinstellingen buiten wat de exports bevatten, bestanden die u hebt geüpload (CDCX, IFC — 7 dagen na upload verwijderd), onze software, sjablonen en referentie-inhoud, en het assistent-personalisatieprofiel (afgeleid).
• Kosten — overstappen en exporteren zijn gratis.
• Wissing — aan het einde van de ophaalperiode wissen wij de inhoud en accountgegevens van de werkruimte, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (bv. facturatie).

Leden die een werkruimte verlaten die blijft bestaan: de werkruimte behoudt haar inhoud; vraag de eigenaar wat u nodig hebt.

Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming of vertraging veroorzaakt door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle (bijvoorbeeld storingen van essentiële infrastructuur, cyberaanvallen, natuurgebeurtenissen of handelingen van overheden), mits zij redelijke maatregelen neemt om de gevolgen te beperken.

Wijzigingen van deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden bijwerken om een geldige reden — bijvoorbeeld om wijzigingen in de dienst, onze subverwerkers of de wet te weerspiegelen, of om de duidelijkheid of beveiliging te verbeteren. Voor een wezenlijke wijziging geven wij ten minste 30 dagen vooraf bericht per e-mail of in de app en vragen wij u, wanneer de wijziging de Voorwaarden of Privacy betreft die u heeft aanvaard, deze opnieuw te aanvaarden vóór inwerkingtreding; aanvaardt u niet, dan kunt u vóór die datum beëindigen en betalen wij vooruitbetaalde bedragen voor de niet-gebruikte periode pro rata terug. Niet-wezenlijke updates (zoals verduidelijkingen) treden in werking bij publicatie.

Overdracht en kennisgevingen

Wij mogen deze Voorwaarden, en onze overeenkomst met u, overdragen aan een verbonden onderneming of aan een opvolger die de ArchiMind-dienst overneemt, op voorwaarde dat die al onze verplichtingen overneemt en geen van uw rechten onder deze Voorwaarden wordt verminderd; wij brengen u ten minste 30 dagen vooraf op de hoogte. U mag uw abonnement niet overdragen zonder onze schriftelijke toestemming, die wij niet zonder geldige reden weigeren. Onze kennisgevingen gaan naar het e-mailadres van uw account of verschijnen in de app; kennisgevingen aan ons gaan naar contact@archimind.be. Een kennisgeving geldt als ontvangen op de eerste werkdag na verzending.

Toepasselijk recht en bevoegdheid

Deze Voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgische recht. Elk geschil valt onder de bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.