Conditions générales

Acceptation

En créant un compte ou en utilisant le service ArchiMind — exploité par Phi Consulting SRL (numéro d'entreprise 0791.297.492), Square des Martyrs 1, 6000 Charleroi, Belgique — vous acceptez les présentes Conditions, qui constituent un contrat entre vous et Phi Consulting SRL (« ArchiMind », « nous »). Si vous n'êtes pas d'accord, n'utilisez pas le service.

Usage professionnel (B2B) uniquement

Le service est destiné à un usage professionnel uniquement. En l'utilisant, vous confirmez agir dans le cadre de votre activité commerciale, artisanale ou professionnelle — y compris en tant qu'architecte indépendant — et non en tant que consommateur. Lorsque vous utilisez le service pour une société ou une organisation, vous garantissez être autorisé à l'engager, et « vous » désigne alors cette organisation. Les présentes Conditions étant conclues entre entreprises, le régime belge de protection des consommateurs ne s'applique pas ; les règles impératives d'équité applicables aux contrats entre entreprises (Code de droit économique, Livre VI) s'appliquent.

Le service

ArchiMind fournit des outils de rédaction, d'édition et d'export de cahiers des charges de construction, y compris la génération assistée par IA et l'import CDCX/IFC. Nous améliorons le service en continu et pouvons ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités. Si nous apportons une modification qui réduit de manière substantielle une fonctionnalité essentielle que vous utilisez activement, nous vous en informerons au moins 30 jours à l'avance (par e-mail ou dans l'application) ; si cette modification a un effet négatif important pour vous, vous pouvez résilier l'abonnement concerné et nous rembourserons au prorata les sommes prépayées pour la période non utilisée.

Votre compte

Vous êtes responsable de la protection de vos identifiants, de l'activité sur votre compte et de l'exactitude des informations d'inscription et de facturation que vous fournissez. Signalez-nous sans délai toute utilisation non autorisée.

Usage acceptable

Vous ne devez pas détourner le service, tenter d'y accéder par des moyens non autorisés, ni téléverser de contenus portant atteinte aux droits de tiers ou enfreignant le droit applicable. Vous êtes responsable de disposer du droit de traiter les données personnelles de tiers que vous saisissez (voir Protection des données).

Abonnements, renouvellement et résiliation

Les formules payantes sont proposées sur une base mensuelle ou annuelle et débutent à la souscription (sauf si un essai s'applique). Les abonnements se renouvellent automatiquement pour la même période, sauf résiliation avant la date de renouvellement. La résiliation prend effet à la fin de la période payée en cours ; vous conservez l'accès jusque-là. Sauf disposition contraire des présentes Conditions ou de la loi, les sommes déjà payées pour la période en cours ne sont pas remboursables. L'essai gratuit dure 14 jours, comprend un projet et ne requiert aucune carte de paiement ; il ne se convertit en formule payante que si vous choisissez de souscrire, à défaut l'espace de travail passe en lecture seule, avec les droits d'export décrits sous Changement de prestataire et vos données après résiliation.

Tarifs, facturation et défaut de paiement

Les prix s'entendent hors TVA sauf indication contraire ; la TVA est appliquée le cas échéant. Phi Consulting SRL est le vendeur contractuel et l'entité facturante (« merchant of record ») : elle émet la facture (y compris via le réseau de facturation électronique Peppol le cas échéant) ; les paiements par carte et autres sont traités par notre prestataire de services de paiement. En cas d'échec de paiement, nous réessaierons et vous en informerons ; après un délai de grâce raisonnable, un abonnement impayé peut être suspendu ou passé en lecture seule, vos données étant conservées, jusqu'à régularisation.

Vos contenus et données

Vous conservez la propriété des contenus de projet que vous créez ou importez. Vous nous accordez la licence nécessaire à l'hébergement, au traitement et à la fourniture du service à votre intention et, le cas échéant, aux autres membres de votre espace de travail. Notre logiciel, notre marque et nos modèles restent notre propriété.

Protection des données

Lorsque nous traitons pour votre compte des données personnelles contenues dans vos contenus, nous agissons en tant que sous-traitant et vous en tant que responsable du traitement ; ce traitement est régi par notre Accord de traitement des données, qui fait partie des présentes Conditions et reflète l'art. 28 du RGPD. Nos sous-traitants sont listés sur la page Sous-traitants, et nous vous informerons de tout changement avec une possibilité d'opposition selon les modalités de l'accord. Notre propre traitement de vos données de compte, de facturation et de sécurité est décrit dans la Politique de confidentialité.

Confidentialité

Chaque partie tiendra confidentielles les informations non publiques de l'autre, ne les utilisera que pour l'exécution des présentes Conditions et les protégera avec un soin raisonnable. Cela ne s'applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiques sans manquement, étaient connues de manière indépendante, ou doivent être divulguées en vertu de la loi ou d'une décision de justice (avec préavis lorsque cela est permis).

Contenus générés par IA

Les résultats produits par l'assistance IA sont fournis à titre de brouillon. Il vous incombe d'en vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et la pertinence avant toute utilisation. Nous ne garantissons pas que les résultats de l'IA sont adaptés à un usage particulier.

Garanties et continuité du service

Nous fournirons le service avec un soin et une compétence raisonnables et déploierons des efforts commercialement raisonnables pour le maintenir disponible et remédier aux défauts signalés dans un délai raisonnable. Sauf disposition expresse des présentes Conditions, et dans la mesure permise par la loi, le service est fourni sans autre garantie ; nous ne garantissons pas qu'il sera ininterrompu ou totalement exempt d'erreurs. La maintenance planifiée et les modifications raisonnables du service font partie de son exploitation normale.

Responsabilité

Rien dans les présentes Conditions n'exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut légalement l'être — notamment en cas de fraude, de dol, de faute intentionnelle, de faute lourde, de décès ou de dommage corporel causé par négligence, ou de manquement à une obligation essentielle des présentes Conditions. Sous cette réserve :

• aucune partie n'est responsable des pertes indirectes ou consécutives, des pertes de bénéfices, de revenus, de clientèle ou d'économies escomptées, ni de la perte de données au-delà de la restauration de la sauvegarde disponible la plus récente ; et
• la responsabilité totale cumulée de chaque partie au titre des présentes Conditions est limitée aux sommes payées ou dues par vous au cours des 12 mois précédant le fait générateur de la réclamation.

Nous prenons des mesures raisonnables pour sauvegarder les données du service, mais il vous appartient de conserver vos propres copies des contenus qui vous importent.

Suspension et résiliation

Chaque partie peut résilier un abonnement avec effet à la fin de la période payée en cours (voir Résiliation). Chaque partie peut résilier ou suspendre en cas de manquement substantiel non corrigé dans les 30 jours suivant une mise en demeure écrite — ou immédiatement lorsque le manquement ne peut être corrigé, ou lorsque la suspension est nécessaire pour des raisons de sécurité ou légales.

Changement de prestataire et vos données après résiliation

Vous pouvez à tout moment passer à un autre prestataire ou à vos propres systèmes ; les dispositions suivantes mettent en œuvre le règlement (UE) 2023/2854 (Data Act), art. 23 à 25 :

• Démarrer le changement — écrivez-nous à contact@archimind.be ; aucun préavis n'est requis. La période de transition commence à votre demande et dure 30 jours, prolongeable une fois à votre demande si l'export l'exige ; pendant celle-ci, le service continue intégralement et nous vous assistons pour l'export. Votre abonnement prend fin à l'issue de la période de transition, ou plus tôt lorsque vous confirmez que le changement est terminé.
• Récupération — pendant 30 jours après la fin de la période de transition, vos exports restent disponibles.
• Données et actifs numériques portables (liste exhaustive) — chaque cahier des charges en DOCX et PDF et chaque métré en XLSX via les outils d'export intégrés, et vos données de compte et personnelles sous forme de fichier JSON via l'export de compte. Les contenus générés pour vous font partie de vos cahiers des charges.
• Exclus (non portables) — l'historique des conversations avec l'assistant, le registre des clients, les paramètres de projet au-delà de ce que contiennent les exports, les fichiers que vous avez téléversés (CDCX, IFC — supprimés 7 jours après le téléversement), notre logiciel, nos modèles et contenus de référence, et le profil de personnalisation de l'assistant (déduit).
• Frais — le changement de prestataire et l'export sont gratuits.
• Effacement — à la fin de la période de récupération, nous effaçons les contenus et les données de compte de l'espace de travail, à l'exception des enregistrements que nous devons légalement conserver (par ex. la facturation).

Membres quittant un espace de travail qui continue : l'espace conserve ses contenus ; demandez à son propriétaire ce dont vous avez besoin.

Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement ou d'un retard causé par des événements échappant à son contrôle raisonnable (par exemple, pannes d'infrastructures essentielles, cyberattaques, événements naturels ou actes des autorités publiques), à condition de prendre des mesures raisonnables pour en atténuer les effets.

Modifications des présentes Conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions pour un motif valable — par exemple pour refléter des changements du service, de nos sous-traitants ou de la loi, ou pour améliorer la clarté ou la sécurité. Pour une modification importante, nous donnerons un préavis d'au moins 30 jours par e-mail ou dans l'application et, lorsque la modification concerne les Conditions ou la Politique que vous avez acceptées, nous vous demanderons de les réaccepter avant leur prise d'effet ; à défaut d'acceptation, vous pouvez résilier avant cette date et nous remboursons au prorata les sommes prépayées pour la période non utilisée. Les mises à jour non substantielles (telles que des clarifications) prennent effet dès leur publication.

Cession et notifications

Nous pouvons céder les présentes Conditions, et notre contrat avec vous, à une société affiliée ou à un successeur qui reprend le service ArchiMind, à condition qu'il reprenne toutes nos obligations et qu'aucun de vos droits au titre des présentes Conditions ne soit réduit ; nous vous en informons au moins 30 jours à l'avance. Vous ne pouvez pas céder votre abonnement sans notre accord écrit, que nous ne refuserons pas sans motif valable. Nos notifications sont envoyées à l'adresse e-mail de votre compte ou affichées dans l'application ; les vôtres sont adressées à contact@archimind.be. Une notification est réputée reçue le premier jour ouvrable suivant son envoi.

Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions sont régies par le droit belge. Tout litige relève de la compétence des tribunaux de Bruxelles.